Afgelopen dinsdag was in de Utrechtse Jaarbeurs het Congres Intranet 2012. Dit jaar stond dat in het teken van Enterprise Social Media. Wat simpelgezegd inhoudt dat social media een steeds belangrijker rol krijgen binnen organisaties. Zoals Menno Lanting al zei in het interview dat Viadesk met hem hield, is dat het externe gebruik van social media al in een vergevorderd stadium zit, terwijl het interne gebruik eigenlijk nog in de kinderschoenen staat. Zie hier de afsluitende keynotepresentatie van Menno Lanting.
Wat is dan de connectie tussen social media en intranet? Dat zit ‘m in de veranderende verhoudingen binnen organisaties. Juist door het vele – vaak individuele – gebruik van social media op de werkvloer ligt kennis voor iedereen voor het oprapen en zijn spontane, nieuwe samenwerkverbanden gauw gelegd. Wat bijvoorbeeld een zoveelste managementlaag overbodig maakt.
Gedaalde levensverwachting organisaties
De organisatie zal zich met andere woorden moeten aanpassen aan deze nieuwe, sociale werkomstandigheden, wil je nog bestaanszekerheid hebben. Dit is misschien een beetje kort door de bocht, maar feit is dat de gemiddelde levensverwachting van bedrijven drastisch is gedaald de afgelopen jaren (zie de presentatie van Menno Lanting).
En wat is en wat blijft de belichaming van de – communicatieve – organisatie? Juist, het intranet. Dat zal dus mee moeten veranderen om enigszins de aansluiting te blijven houden bij de – dagelijkse workflow van – medewerkers, met betrokkenheid en ‘werklust’ daarvoor terug als dank.
‘Essential intranet’
James Robertson was dinsdagochtend in de bijzondere Polarzaal de eerste keynotespreker. Hij definieerde 4 karaktereigenschappen van het intranet van de toekomst, die keurig stroken met bovenstaande veranderingen. Vul deze begrippen gerust zelf in:
- Business value
- Smart
- Human
- Mobile
Op die eerste ga ik nog even in. De ‘business value’ slaat op het feit dat alles waar de medewerker dagelijks mee bezig is, vergemakkelijkt wordt door het intranet. Of moeten we gewoon enterprise social media zeggen? Of extranet? We kijken tegenwoordig toch ook verder dan de eigen organisatiegrenzen.
Robertson benoemde dat het intranet zich bij de meeste bedrijven in de middelste van 3 fasen bevindt; the useful intranet. Het traditionele intranet dat ruimschoots voldoet aan de informatiebehoefte, maar duidelijk tekortschiet op het gebied van ‘fundamental help in everybodies daily business’. Een groot deel van de intranetten mist deze ‘core business’ en bevindt zich dus niet in de 3e fase: the essential intranet.
Conclusie: een wereld te winnen dus nog zoals ik dat beschreef in een vorig artikel op Frankwatching.
Zie hier de presentatie van James Robertson.
‘People-business-enterprise’
Altijd interessant op zo’n congres is wat Jane McConnel te vertellen heeft, toch wel de meest vriendelijke intranetgoeroe – en thought leader – die er is. En dat ook omdat zij het intranet benadert vanuit het menselijke aspect. Tijdens haar break-outsessie nam Jane ons mee naar de noodzaak van een duidelijke missie. De missie van een – niet nader te benoemen – bedrijf diende als voorbeeld, waarbij ‘people-businesses-enterprise’ zich gelijkwaardig tot elkaar verhouden. De missie die ten grondslag kan liggen aan een modern intranet, zou er als volgt uit kunnen zien:
- Increase business performance
- Empower employees to make better decisions, take responsibilty
- Facilitate an open and sharing work environment
Om dit voor elkaar te kijgen is het van belang om een ‘digital board’ samen te stellen met mensen uit diverse lagen en afdelingen (bijv. ICT, Communicatie en HRM) om draagvlak te creëren. Ook gebruikte Jane weer typische begrippen als ‘leading & steering’ ipv ‘managing om de veranderende rollen – van bijv de communicatieafdeling – mee aan te geven om het social intranet te laten slagen.
Zeker ook interessant is de toevoeging van Jane na een vraag uit het publiek; een intranet kan een organisatie op een bepaald niveau ontstijgen, om mensen uit andere organisaties te bereiken. Dit betekent niet dat het gehele intranet open staat voor die mensen, maar geeft juist aan dat grenzen vervagen en niet in beperkingen gedacht hoeft te worden. Wat besloten is en moet blijven, blijft besloten, maar dan op een ander niveau.
Zie hier de presentatie van Jane McConnel.
Social Intranet Governance – New Perspective
View more presentations from Jane McConnell
Voor de keynote van Michael Sampson verwijs ik graag naar het verslag dat Christiaan Lustig op Frankwatching heeft gepubliceerd.
Zie ook de interviews die met de sprekers gemaakt zijn door de organisatie.
